跨部门内部申请：暂定流程改进提案

状态：仅依据一段课堂仿真口述，供范围和调查安排评审；不是正式诊断结论，未获实施批准。

1. 背景与本次提案

同事反映申请需要在群里找人、补材料，感受是“慢”。当前无法确认等待发生在哪里。建议先找到负责接收和给结果的角色，观察一件申请如何流转，再决定改什么。

流程边界暂定：业务同事提出申请，到接收部门确认并给出处理结果。申请类型、哪些部门参与及哪些结果算完成待流程负责人确认。资料范围仅一段口述，没有流程图、制度、日志、案例或其他角色意见。

E1为所给口述：“群里找人、补材料、慢”；只能证明提出者这样感受，不能证明普遍发生、发生频率或根因。建议协调负责人收集现行规则/流程图、完整与异常申请、使用者原话、管理者建议和允许使用的系统记录；分别访谈发起人与接收方，观察一件实际任务。未取得前不补造事实。

P1“接收责任可能不清”、P2“材料标准可能不明”都是待验证假设。周期、退回次数和工时基线均未知，不写天数或提效百分比。建议先以“每件试点申请有接收人、缺项说明和结果标准”为待评审质量目标；时间目标在采基线后由负责人确定。

口述链条为：业务提出申请 → 群里寻找接收人 → 补充材料 → 接收部门处理并给结果。实际顺序、处理动作、批准要求和异常出口均待观察，不能把此链条写成已经确认的SOP。

备选S1：明确唯一接收入口和备援角色，减少重复找人。备选S2：把常见缺项整理成接收清单，简化退回说明。两项均在调查后决定。材料与规则足够清楚时，再用已有内部Agent的“申请材料核对Skill”起草缺项清单，用现有提醒能力跟进；不先建新Agent。

待核实的备选流程：发起人提交约定材料 → 指定接收人核对 → 缺项按清单退回给发起人；完整则接收 → 处理角色完成并说明结果 → 发起方/接收方按约定验收关闭。每个角色与处理规则都要在调查后确定；遇争议交协调负责人，AI不代替批准。

发起方负责申请目的与材料；接收方负责接收标准、分派和结果反馈；处理角色完成业务判断；流程负责人决定边界和规则。AI可整理材料和疑问，人员确认事实、分派、批准与结果。具体部门、人名和权限未知。

建议管理者指定流程负责人及一位跨部门协调负责人，邀请发起方、接收方代表。先把每件观察样本建成共享工作项，记录状态、必要来源、负责人、期限和验收；每日或每周节奏由任务频率决定，当前不预设。阻塞由协调负责人提请流程负责人处理。

流程规则、历史样本、访谈对象和允许观察的系统权限均待取得。接口状态未知；先用脱敏文件和人工记录验证接收清单，连接系统与自动写回不在本次批准请求内。

第一阶段由协调负责人确认边界、组织双方访谈并观察实际样本，交付现状图、证据/缺口表和同口径基线定义。第二阶段一起评审接收与退回规则，用完整、缺项和例外材料验证。通过后再提小范围真实试点计划；未通过则补证据或调整范围。没有现场证据和明确接收责任，不进入自动执行。